Existe una herramienta llamada grabadora de macros que permite guardar una serie de comandos e instrucciones que se ejecutan mediante una instrucción específica o comando. Una macro permite auxiliar al usuario cuando las tareas que realiza son repetitivas. Algunos de los casos más comunes donde se utilizan macros son:

Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.

Combinar varios comandos, por ejemplo, insertar un encabezado y pie de página e insertar una imagen.

Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible.

Automatizar series de tareas complejas.

Una macro puede ser asignada a una barra de herramientas o a una combinación de teclas rápidas y una vez creada se podrá ejecutar tan fácil como hacer clic en un botón o presionar la combinación de teclas a la que fue asignado.

Sugerencias al grabar una macro

Antes de grabar una macro es recomendable planear los pasos que desee grabar, los errores y correcciones que cometa al grabar la macro también se grabarán.

Durante la grabación de una macro se puede pausar y reanudar la grabación donde la detuvo.

Durante la grabación de un macro se puede usar el mouse para seleccionar los comandos y las opciones pero la grabadora de macros no guarda los movimientos del mouse por la ventana.

Si utiliza con frecuencia una macro específica, asígnela a una barra de herramientas, a un menú o a una combinación de teclas de método abreviado.

Al crear una macro se debe especificar una ubicación para guardarla, la ubicación predeterminada es Este libro, lo que significa que la macro sólo estará disponible para el libro de trabajo en el que se está trabajando. Si se quiere usar esa macro para cualquier libro de trabajo entonces debe asegurarse de guardarla en Libro de macros personal (Figura 5-1).

Cómo crear una macro

1. Dar clic en el menú Herramientas | Macro | Grabar nueva macro...

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro.

3. Asignar un nombre a la macro (el nombre debe empezar con una letra y puede tener hasta 80 letras y números. No se pueden utilizar espacios ni símbolos. Si no escribe un nombre válido, el botón Aceptar no estará disponible.)

4. Elegir la ubicación donde se guardará la macro (recordar que si se desea usar en cualquier otro libro de Excel es necesario guardarla en Libro de macros personal).

5. En el cuadro Descripción puede escribir un texto descriptivo acerca de la macro (opcional).

6. Si no desea asignar la macro a una combinación de teclas abreviadas, hacer clic en Aceptar para comenzar la grabación.

Para asignar una macro a una combinación de teclas abreviadas, hacer clic en el cuadro bajo la opción Método abreviado y escribir la letra que junto con la tecla [Ctrl], ejecutará la macro, finalmente hacer clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro.

7. Cuando haya terminado de grabar la macro, hacer clic en el botón Detener grabación.

Ejecutar una macro

Como ya se mencionó anteriormente una vez que se ha creado una macro se podrá ejecutar tan fácilmente como hacer clic en un botón o presionar la combinación de teclas a la que fue asignado.

Sin embargo si la macro no se asignó a ningún elemento para poder ejecutarla es necesario dar clic en el menú Herramientas | Macro | Macros…, aparecerá el cuadro de diálogo Macro, seleccionar la macro que desee y dar clic al botón Ejecutar.

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